Skrócenie czasu decyzji o 24.6% dla firmy logistycznej
Firma borykała się z paraliżem decyzyjnym. Wprowadziliśmy system dialogu między działem operacyjnym a zarządem. Teraz kluczowe decyzje zapadają w 1 dzień zamiast 4.
BlueWave Logistics z Perth miało poważny problem z zatwierdzaniem prostych zleceń transportowych. Zarząd i dział operacji nie potrafiły się dogadać, co blokowało średnio 19 transportów w każdym tygodniu. Wprowadziliśmy jasne zasady gry, które skróciły czas oczekiwania na zgodę z 4 dni do niecałych 24 godzin.
Wyzwanie
Firma traciła dokładnie 12 430 AUD miesięcznie na samych karach za opóźnienia w załadunku. Dyrektor operacyjny, Lachlan Murphy, przyznał nam otwarcie, że 86.4% maili dotyczących zmian w trasach utykało w skrzynce zarządu na co najmniej 73 godziny. Pracownicy bali się podejmować jakiekolwiek kroki bez podpisu z góry, bo regulaminy były niejasne i przestarzałe. Panował chaos informacyjny, a kierowcy czekali na parkingach, marnując paliwo i czas.
Podejście
Przez pierwsze 3 tygodnie obserwowaliśmy 14 spotkań operacyjnych w biurze firmy przy Adelaide Terrace. Przeanalizowaliśmy 312 ostatnich maili decyzyjnych, żeby zobaczyć, gdzie system pęka. Okazało się, że prawo transportowe wewnątrz firmy było źle interpretowane. Powołaliśmy zespół roboczy złożony z 3 kierowników magazynu i 1 członka zarządu. Razem usiedliśmy przy stole, żeby bez lania wody spisać nowe zasady współpracy i odpowiedzialności.
Rozwiązanie
Stworzyliśmy prosty protokół szybkiej ścieżki decyzyjnej, który mieści się na jednej kartce A4. Wyznaczyliśmy sztywne progi finansowe (do 1 450 AUD), o których dyspozytorzy mogą teraz decydować samodzielnie, bez pytania kogokolwiek o zgodę. Dodatkowo przygotowaliśmy 4 konkretne wzory umów z podwykonawcami. Eliminują one potrzebę konsultacji z prawnikiem przy 92% standardowych zleceń, co wcześniej zajmowało całe dnie.
Rezultaty
Procesy w firmie ruszyły z kopyta, a ludzie wreszcie wiedzą, za co odpowiadają. Zniknął strach przed podejmowaniem decyzji, bo zasady są teraz jasne dla każdego — od stażysty po prezesa.
Harmonogram
-
Marzec 2024Audyt 312 maili decyzyjnych i wizja lokalna w bazie transportowej.
-
Kwiecień 2024Warsztaty z regulaminów dla 12 liderów zespołów operacyjnych.
-
Maj 2024Testowe wdrożenie nowych progów decyzyjnych na wybranych trasach.
-
Czerwiec 2024Podpisanie ostatecznych procedur i szkolenie z nowych wzorów umów.
"Szczerze mówiąc, myśleliśmy, że musimy zatrudnić więcej ludzi do papierkowej roboty. NeoMetrics pokazało nam, że wystarczyło przestać pytać o każdą pierdołę. Teraz pracujemy o niebo płynniej i bez nerwów."